Politique de confidentialité

Dernière mise à jour: 5 octobre 2026

1. À qui s’adresse cette politique

Cette politique explique comment AcadémieCo recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels transmis par son site Web, ses espaces parent et enfant, ses formulaires, ses services de tutorat, ses activités éducatives et ses communications.

2. Renseignements pouvant être recueillis

Selon le service utilisé, AcadémieCo peut recueillir:

• les coordonnées et renseignements du parent ou tuteur: nom, courriel, téléphone, adresse, province et préférences de communication;
• les renseignements nécessaires au compte familial et à sa sécurité: identifiants, consentements, historique de connexion et données de vérification du NIP parental;
• les renseignements nécessaires au service de l’enfant: prénom ou nom d’affichage, groupe d’âge ou niveau scolaire, besoins et préférences pédagogiques, réservations, participation, travaux, productions, progression et rétroactions;
• lorsque l’activité l’exige, des renseignements de sécurité comme un contact d’urgence, des allergies ou des besoins d’accommodement;
• les renseignements liés aux achats: service choisi, prix, taxes, statut du paiement, facture et identifiants techniques transmis par le fournisseur de paiement. AcadémieCo ne conserve pas le numéro complet d’une carte de paiement;
• les messages, demandes de soutien et réponses à des formulaires;
• les questions écrites dans MiniCo, l’assistant de clavardage du site et de l’espace parent;
• des renseignements techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurité: adresse IP, type d’appareil, navigateur, journaux d’erreurs, témoins de connexion essentiels et événements de sécurité;
• si le parent choisit une connexion externe, les renseignements autorisés par ce parent et transmis par le fournisseur de connexion.

AcadémieCo cherche à ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins annoncées.

3. Pourquoi nous les utilisons

Les renseignements servent notamment à:

• créer, sécuriser et administrer le compte familial;
• fournir les activités, le tutorat, les réservations et le suivi éducatif demandés;
• communiquer avec le parent au sujet du service, des rendez-vous et du soutien;
• traiter les achats, produire les contrats, reçus et factures et gérer les remboursements;
• protéger les enfants, prévenir les abus, détecter les incidents et respecter les obligations légales;
• améliorer le fonctionnement et l’accessibilité du service à partir d’information limitée ou agrégée;
• envoyer des communications promotionnelles uniquement lorsqu’un consentement distinct et facultatif a été donné.

AcadémieCo ne vend pas les renseignements personnels et ne fait pas de publicité comportementale destinée aux enfants.

4. Enfants et consentement parental

Le compte familial doit être créé et administré par un parent ou un tuteur. Pour un enfant de moins de 14 ans, le consentement requis à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses renseignements est demandé au titulaire de l’autorité parentale ou au tuteur, sauf exception prévue par la loi. À partir de 14 ans, le consentement peut, selon la situation, être donné par le jeune, le parent ou le tuteur.

Les consentements facultatifs sont demandés séparément. Une autorisation distincte est requise avant toute utilisation non essentielle d’une photo, d’une vidéo, d’une voix ou d’une production identifiable d’un enfant.

5. Témoins de connexion et technologies semblables

Le site utilise des témoins essentiels pour la connexion, la sécurité, les préférences et le fonctionnement des formulaires. Si AcadémieCo ajoute une mesure d’audience, un profilage ou une technologie non essentielle nécessitant un choix, la personne concernée en sera informée et les paramètres les plus protecteurs seront offerts par défaut lorsque la loi l’exige.

6. Fournisseurs de services

AcadémieCo peut confier une partie limitée du traitement à des fournisseurs nécessaires à l’hébergement, au paiement, au courriel, à la visioconférence, à la connexion externe, à la sauvegarde ou au soutien technique. Ces fournisseurs ne doivent utiliser les renseignements que pour le service confié et selon les protections contractuelles applicables.

Certains fournisseurs peuvent traiter des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant une telle communication ou un tel mandat, AcadémieCo doit évaluer les facteurs relatifs à la vie privée et s’assurer d’une protection adéquate, notamment par une entente écrite.

MiniCo, l’assistant de clavardage. Le site public et l’espace parent offrent un assistant de clavardage, MiniCo. Pour produire la réponse, la question écrite est transmise à un fournisseur de réponses automatisées, qui peut la traiter à l’extérieur du Québec. AcadémieCo ne lui transmet ni le nom, ni le courriel, ni les renseignements d’un enfant: seule la question part. Sur le site public, AcadémieCo ne conserve pas le texte des questions, et l’adresse IP sert seulement, sous une forme illisible, à limiter les abus. Dans l’espace parent, les derniers échanges restent dans le compte du parent pour qu’il retrouve sa conversation, et il peut les effacer avec le bouton « Recommencer ». Nous vous demandons de ne pas écrire de renseignement personnel dans MiniCo.

7. Conservation et destruction

AcadémieCo conserve les renseignements seulement pendant la durée nécessaire au service, à la sécurité, au règlement d’un différend et aux obligations légales. Les registres fiscaux et pièces justificatives sont généralement conservés pendant six ans après la dernière année à laquelle ils se rapportent. À la fin du délai applicable, les renseignements sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés de manière irréversible.

Les sauvegardes suivent leur propre cycle sécurisé et ne sont pas utilisées pour réactiver un compte supprimé, sauf nécessité de sécurité ou obligation légale.

8. Mesures de protection

AcadémieCo applique des mesures administratives, techniques et physiques adaptées à la sensibilité des renseignements: accès limité selon les fonctions, connexions chiffrées, contrôles d’authentification, journalisation, sauvegardes, mises à jour et procédures d’incident. Aucun système n’élimine complètement le risque, mais tout incident est évalué, inscrit au registre requis et signalé aux personnes et autorités lorsque la loi l’exige.

9. Vos droits

La personne concernée ou son représentant autorisé peut demander:

• de savoir si AcadémieCo détient des renseignements à son sujet;
• d’y accéder et d’en obtenir une copie;
• de les faire rectifier ou mettre à jour;
• de retirer un consentement à une utilisation ou communication facultative;
• de recevoir, lorsque le droit s’applique, certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé;
• de faire supprimer les renseignements qui ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales;
• d’obtenir de l’information sur une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, si une telle décision était utilisée;
• de déposer une plainte concernant la protection des renseignements personnels.

Une vérification raisonnable de l’identité et, s’il y a lieu, de l’autorité parentale sera demandée. Écrivez à co@academieco.ca. AcadémieCo répondra dans les délais prévus par la loi.

10. Responsable et plaintes

Direction d’AcadémieCo
Responsable de la protection des renseignements personnels
4020, rue Saint-Ambroise, local 115
Montréal (Québec) H4C 2C7
co@academieco.ca

Toute plainte est examinée de façon confidentielle. La réponse explique les conclusions et, le cas échéant, les correctifs retenus. Une personne peut aussi communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

11. Modifications

La date de mise à jour est affichée au début de la politique. Toute modification importante sera annoncée par un moyen propre à joindre les personnes concernées avant son entrée en vigueur lorsque la loi l’exige.